Nên sử dụng phần mềm bán hàng hay máy tính tiền
để quản lý cửa hàng?
Hiện tại: Bạn đang là chủ của một cửa hàng, bạn đang nghĩ nên làm
cách nào để quản lý hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả? và bạn đang gặp một số vấn đề đau đầu như:
Trên thực tế gần như các chủ kinh doanh
đều có tâm trạng giống bạn. Điều đó thôi thúc bạn cần phải có một công
cụ để quản lý, giúp bạn xóa bỏ mọi thắc mắc, lo lắng. Từ những thông
tin mà bạn biết hay bạn đang tìm hiểu hoặc từ những người bạn thân làm bạn băn
khoăn không biết nên lựa chọn phần mềm bán hàng
hay là máy tính tiền?
Mình đã thấy có khá nhiều chủ đề khác
nhau xoay quanh câu hỏi “Nên sử dụng phần mềm bán hàng hay máy tính tiền?” từ
khá nhiều diễn đàn như: lamchame, webtretho, yahoo answer….Hôm nay, mình xin
được mạo muội chia sẻ bài viết này với kinh nghiệm đã một vài năm trong lĩnh
vực bán lẻ. Đây là kinh nghiệm được rút ra sau khi mình đã được trực tiếp triển
khai phần mềm bán hàng và tư vấn cho khá nhiều khách hàng là: Siêu thị, minimart, shop thời trang, chuỗi cửa hàng online…
Trước tiên, mình xin khẳng định rằng cái
mà các công ty luôn rêu rao “phần mềm bán hàng hay máy tính tiền của tôi là tốt
nhất”. Xin thưa, không có cái gì là tốt nhất, chỉ có cái phù hợp mà thôi. Và
nếu có bên nào trong quá trình trao đổi với bạn mà có chê các phần mềm bán hàng
của các công ty khác, thì bạn nên tham khảo kỹ lại phần mềm của chính người
đang tư vấn cho bên bạn: Liệu phần mềm của bạn đó có thật sự tốt không, có được
nhiều khách hàng không, và sự phản hồi của khách hàng có tốt không, bạn ấy liệu
có thực sự hiểu được phần mềm của đối thủ không…
Mình có đọc một bài viết: “Đừng bao giờ nói xấu những công ty đối thủ. Ngược lại, hãy công
nhận những thành công của họ và làm cho khách hành nhận thấy rằng công ty của
bạn còn có nhiều ưu việt hơn. Khách hàng sẽ ấn tượng về thái độ lịch sự và
"chơi đẹp" của bạn. Trong kinh doanh, uy tín của được coi là thứ tài
sản vô giá và có tầm ảnh hưởng sống còn đối với doanh nghiệp. Với danh tiếng
lẫy lừng trên thương trường, công ty bạn hầu như sẽ không gặp phải trở ngại
đáng kể nào trong việc chinh phục khách hàng, tăng định mức sản phẩm, tuyển
dụng lao động cũng như thu hút nhân tài, huy động vốn đầu tư và giành thắng lợi
trong các họp đồng kinh doanh. Tuy nhiên, trong môi trường cạnh tranh đang ngày
càng trở nên gay gắt hơn bao giờ hết, đã bao giờ bạn nghĩ đến việc tạo dựng và
nâng cao uy tín của công ty mình thông qua cách hành xử với những đối thủ mà
ngày ngày bạn đang phải đối mặt? Mình chia sẻ vấn đề này vì mình thấy đã tham
gia vào lĩnh vực kinh doanh thì chắc chắn bạn sẽ có đối thủ. Chi tiết bạn có
thể tham khảo bài: Cư xử đẹp với đối thủ.
Và bây giờ bạn hãy cùng mình phân tích
rõ một số vấn đề liên quan đến phần mềm bán hàng và máy tính tiền. Từ đó, bạn
có thể tự đưa ra được sự lựa chọn của mình. Việc tìm
một công cụ để quản lý cửa hàng không phải là đơn giản. Bởi vì đó là một sự đầu
tư về lâu dài, nên các bạn cần phải nghiên cứu, tìm hiểu, tham khảo thật kỹ
trước khi quyết định chọn sản phẩm đó.
1. THÔNG TIN MẶT HÀNG LÚC NHẬP VÀ XUẤT
Để có thể làm được việc, kiểu gì thì
kiểu cả phần mềm bán hàng và máy tính tiền cũng đều phải khai báo thông tin về
mã hàng, mặt hàng, thông tin liên quan khác…
- Máy tính tiền: có khi bạn phải khai báo lúc ban đầu, tới khi lúc nhập và bán thì phải nhớ mã hàng đó. Chính điều này gây ra một số bất tiện trong quá trình nhập liệu.
- Phần mềm bán hàng: Ngoài cơ chế khai báo thủ công còn có sự hỗ trợ về việc nhập hàng từ file excel vào phần mềm. Và điều này thì theo mình là cần thiết đa số với các cửa hàng. Có thể trước đó bạn chưa hề quản lý bằng phần mềm mà chỉ dùng excel, hoặc có các đơn hàng từ nhà cung cấp bằng excel…
2. TÍNH ỔN ĐỊNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH
- Máy tính tiền: có thể không ổn định
về mặt dữ liệu, thường xuyên bị hư vặt (có khách hàng đã từng sử dụng máy tính
tiền đã nói về điều này). Hơn nữa, đây là một trong những thiết bị điện tử nên
nó cũng có thể bị hư hỏng, hao mòn và nếu tính bình quân thì nó có tuổi thọ từ
7-12 năm.
- Phần
mềm bán hàng: Tính ổn định tương đối cao, hãy lựa chọn phần mềm có bản
quyền để luôn nhận được sự ổn định, sự tư vấn nhiệt tình. Về tuổi thọ thì miễn
bàn, bạn có thể dùng nó cả đời nếu như không có nhu cầu thay đổi.
3. NÂNG CẤP VÀ PHÁT TRIỂN
Chỉ cái tiêu đề thôi chắc bạn cũng đoán
được tôi sẽ viết gì?
- Máy tính tiền: Một khi bạn đã mua
nó rồi thì việc sửa chữa, nâng cấp hay như ông chủ muốn thêm cái này, bỏ cái
kia, thêm báo cáo này, tính năng kia… thì hầu như rất khó, nếu làm được thì bạn
cũng sẽ phải trả chi phí tương đối cao.
- Phầnmềm bán hàng: Có thể nâng cấp và dễ dàng tùy chỉnh theo yêu cầu quản lý
hơn, tất nhiên là các yêu cầu đó phù hợp với đa số các khách hàng và nó phải
hợp lý. Và hiện nay đa số các phần mềm đều có các phiên bản khác nhau, càng
ngày sẽ càng được nâng cấp với nhiều tính năng hay hơn. Bởi vì sản phẩm công nghệ nào cũng liên tục cập nhật, nhất
là về phần mềm (vì nhu cầu quản trị của chúng ta là luôn luôn thay đổi để phù
hợp với môi trường kinh doanh luôn biến động).
4. TÍNH QUY MÔ
Có thể cửa hàng của bạn sẽ “mọc lên”
sau một thời gian, khi đó yếu tố cần thiết là:
- Thứ nhất, phải kết nối được dữ liệu tại các cửa hàng với nhau để
quản lý tập trung, hay như bạn có lịch đi công tác, đi du lịch… bạn cũng cần
truy cập để biết tình hình kinh doanh, từ đó có quyết định nhanh chóng, kịp
thời. Về phía nhân viên thì có thể làm việc tại nhà lúc cần thiết…
- Thứ
hai, vấn đề cần đưa ra nữa là khả năng phân quyền.
Quy mô bây giờ lớn rồi, to rồi mỗi người chịu trách nhiệm làm một mảng của
mình, cho nên phải phân quyền cho từng người, người thì làm phần này, người thì
làm phần kia…Ví dụ nếu là nhân viên bán hàng thì chỉ được: Lập hóa đơn bán
hàng, làm phiếu trả lại hàng, thanh toán với khách hàng, lưu thông tin khách
hàng; Không nên cho sửa các hóa đơn, không được xem doanh thu, lãi lỗ… Điều này
chỉ có phần mềm bán hàng mới có thể thực thi được cho bạn thôi (nhớ là việc kết
nối nhiều điểm và làm việc từ xa phải có Internet nhé, không có là tôi không
đảm bảo đâu nha).
Còn máy tính tiền quả thực là tôi chưa
từng gặp (xin nhắc lại: có thể là có, nhưng tôi chưa từng gặp hoặc là sẽ có
trong tương lai (hy vọng là thế).
5. CHI PHÍ BAN ĐẦU VÀ BẢO DƯỠNG
- Hiện nay trên thị trường có khá nhiều
loại phần mềm kiểu như thế này, bỏ ra chi phí từ 3 – 4 triệu đồng là có trong
tay một phần mềm bán hàng: Giúp bạn quản lý bán hàng, quản lý công nợ, quản lý
kho hàng cho các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại và
dịch vụ. Giúp bạn nắm bắt thông tin về lượng hàng tồn kho, theo dõi doanh thu,
lãi lỗ chính xác, thanh toán nhanh cho khách hàng để giải phóng hàng đợi thanh
toán, bán hàng chính xác giá - không nhầm lẫn giá cả, quản lý nhân viên từ xa
khi không có mặt tại cửa hàng, nâng cao hình ảnh thương hiệu của shop,... Và đa
số các phần mềm hiện nay đều có thể áp dụng đối với những cửa hàng, minimart
hay siêu thị dạng đơn lẻ hoặc thậm chí là hệ thống chuỗi cửa hàng.
- Còn với máy tính tiền thì có giá ít
nhất từ 3 triệu trở lên, nhưng theo mình tìm hiểu được biết: Nếu bạn mua những
chiếc máy tính tiền giá rẻ từ 3 triệu hoặc 4 hay 5 triệu thì nó thường được áp
dụng cho cửa hàng có quy mô nhỏ, ít mặt hàng, ít giao dịch, còn nếu mua máy
tính tiền vừa có “bộ nhớ” lớn, vừa có yếu tố quản lý trong đó thì chi phí khá
là cao, tùy theo yêu cầu mà bạn sẽ phải bỏ ra chi phí tương đối lớn.
6. BÁO CÁO NHANH CHÓNG, KỊP THỜI
- Máy
tính tiền: Liệu có đưa ra được không? chắc là có đấy tuy nhiên số liệu có
khi phải xem vào cuối ngày, một số xem ngay thì phải kết xuất hoặc in ra để gửi
cho ông chủ.
- Phầnmềm bán hàng: Có thể nói là nhanh chóng, kịp thời và chính xác, mọi báo cáo
như doanh số, tồn kho có thể hiển thị ngay trên phần mềm mà không cần phải in
ra hay kết xuất, việc mà bạn cần làm là “một cái nhấp chuột” vào bất kể thời
gian nào bạn muốn xem.
7. DÙNG VÀO VIỆC KHÁC
Bạn nên biết rằng, máy tính tiền chỉ có
chức năng của máy tính tiền mà thôi. Nếu muốn sử dụng các công việc khác: Lướt
web đọc tin tức, tra cứu thông tin, soạn thảo văn bản, email,… thì vẫn phải
trang bị thêm một cái máy tính bên cạnh.
Trong khi đó, nếu mua phần mềm bán hàng
thì bạn sẽ phải mua: Máy vi tính, phần mềm, có khi để nâng cao hiệu quả và có
điều kiện thì bạn mua thêm màn hình cảm ứng, đúng bộ ba hoàn hảo. Như vậy,
ngoài việc bán hàng, có máy vi tính bạn có thể sử dụng thêm nhiều lợi ích mà
máy vi tính mang lại cho bạn.
Những vấn đề trên được nêu ra là để các
bạn có thể hiểu được phần mềm hay máy tính tiền đem lại lợi ích gì cho bạn, có
phù hợp với mô hình mà bên bạn đang kinh doanh ko? Vì theo mình, tùy theo từng
đặc thù của từng của hàng mà bạn có thể lựa chọn được phần mềm bán hàng hay máy
tính tiền sao cho phù hợp nhất, đem lại được lợi ích mà bạn mong muốn.
Chúc các bạn lựa chọn được một công cụ
quản lý phù hợp!
Tư vấn: 0936.456.103