Bí quyết quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Kinh doanh không thể nào tránh khỏi vấn đề hàng tồn kho. Vậy các cửa hàng bán lẻ, shop kinh doanh nhỏ có cần quản lý hàng tồn kho không? Và quản lý hàng tồn kho như thế nào để việc kinh doanh có hiệu quả? Hay nói cách khách là "Bí quyết quản lý hàng tồn kho hiệu quả là gì?"

Việc quản lý hàng tồn kho rất quan trọng đối với cả cửa hàng nhỏ lẻ và các cửa hàng lớn. Quản lý kho sẽ nắm rõ được số lượng và giá trị hàng hóa hiện có của cửa hàng mình. Như vậy sẽ dễ dàng hơn trong việc thực hiện các chương trình giảm giá, khuyến mại (đối với hàng cũ, hàng tồn) và thúc đẩy mua mới, gia tăng sản xuất (đối với hàng bán chạy).

Quản lý hàng tồn kho cần có bí quyết riêng, nếu không sẽ tạo ra sự hỗn loạn và mất cân bằng giữa kho và cửa hàng. Khi quản lý kho, nên phân chia các mặt hàng thành 3 chủng loại là:

+ Mặt hàng tồn số lượng ít, giá trị lớn.

+ Mặt hàng giá trị vừa, tồn số lượng vừa.

+ Mặt hàng tồn số lượng lớn, giá trị nhỏ.

Nếu nắm được số lượng và giá trị của mặt hàng, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng thực hiện nhiều chiến lược, kế hoạch kinh doanh hay, tránh việc tồn kho quá lâu làm rủi ro lỗ vốn cho doanh nghiệp. Nói cách khác, quản lý hàng tồn kho giúp bạn tiết kiệm tiền, và rất nhiều tiền. 

Nếu kinh doanh ngành thực phẩm sạch, mỹ phẩm có thời hạn sử dụng, quản lý hàng tồn kho sẽ hỗ trợ bạn xả hàng khi cần thiết, tránh những hư hại không đáng có. 

1. Nên kiểm tra kho thường xuyên

Việc kiểm tra kho thường xuyên sẽ giúp bạn nắm rõ được số lượng tồn đọng của hàng hóa. Quan trọng nhất là kiểm tra xem hàng hóa trong kho có khớp với số liệu ghi chép hoặc nhập lên từ sổ sách, file excel, hay trong phần mềm bán hàng hay không? 

Nếu sử dụng phần mềm bán hàng VNUNI , người dùng có thể tra cứu nhanh tồn kho của tất cả các mặt hàng có trong cửa hàng. 

Kiểm tra kho thường xuyên sẽ giúp bạn phát hiện ra những sản phẩm bị hư hỏng, có lỗi để xử lý nhanh, tránh bán ra gây mất uy tín cho doanh nghiệp.

Đồng thời, kiểm tra kho thường xuyên không chỉ giúp bạn nắm bắt được tình hình hàng hóa mà còn kiểm tra được năng lực, phẩm chất của nhân viên.

Nếu có sự chênh lệch thì tìm nguyên nhân để giải quyết (do kiểm nhầm, do gian lận, thất thoát trong khâu bán hàng..). Khi đã tìm ra nguyên nhân dẫn tới sự chênh lệch thì cần điều chỉnh lại số lượng ở sổ sách hay trong excel hay trong phần mềm bán hàng để khớp với thực tế ở cửa hàng. Trong phần mềm bán hàng VNUNI có chức năng Kiểm kê kho: Cho phép người dùng điều chỉnh lại số lượng tồn kho ở trong phần mềm bán hàng khớp với số lượng ngoài thực tế

2. Nên quản lý kho bằng mã vạch

Hầu hết, các cửa hàng hiện giờ đều quản lý hàng hóa bằng mã vạch, mã số để dễ dàng nắm bắt được số lượng xuất – nhập. Mã vạch thường được nhà sản xuất in trên vỏ hộp, bao bì sản phẩm. Các dán nhãn này sẽ hỗ trợ nhân viên phân loại, kiểm kê được rõ ràng hơn.

Với hàng hóa không có mã vạch của nhà sản xuất, bạn có thể tự tạo mã với phần mềm bán hàng VNUNI. Sau khi, đánh mã nên sắp xếp khoa học trên kệ. Có thể dán tên lên kệ và phân thành khu để dễ dàng nhận biết. Tránh mất nhiều thời gian để tìm sản phẩm, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc vừa khó kiểm soát hàng hóa. Trong phần mềm bán hàng VNUNI có tích hợp sẵn chức năng in tem mã vạch vô cùng đơn giản

Tích hợp in mã vạch thông qua phần mềm in tem mã vạch Bartender

3. Hậu quả của việc thiếu chuyên nghiệp trong quản lý hàng tồn kho

Nếu không kiểm soát được hàng tồn kho, chắc chắn cửa hàng – doanh nghiệp có thể gặp những vấn đề không mong muốn, gây lãng phí tiền của: 

+ Không biết hàng sắp hết hoặc đã hết để mua thêm, sản xuất thêm. 

+ Hàng còn tồn rất nhiều nhưng vẫn nhập thêm về gây tình trạng đã tồn còn tồn nghiêm trọng hơn.

+ Số lượng hàng tồn lớn nên bị động trong quản lý vốn. Vốn bỏ ra chưa thu hồi về được. Làm gián đoạn việc kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp, cửa hàng.

+ Hàng hết hạn sử dụng, hư hỏng nặng không thể xả hoặc đưa vào các chương trinh tiếp thị, khuyến mại. 

+ Giảm uy tín với khách hàng. Khách hàng sẽ cảm thấy mất hứng với cửa hàng khi món đồ họ mua đã hết. Họ sẽ tìm đến cửa hàng khác và nếu dịch vụ, chất lượng của đối thủ tốt hơn, bạn đã mất đi một khách hàng tiềm năng.

+ Quản lý hàng tồn kho lỏng lẻo dễ xảy ra tình trạng hàng hóa bị thất thoát ra bên ngoài. Nếu bạn không may thuê phải nhân viên thiếu trung thực thì việc bị tổn thất là điều khó tránh khỏi. Nếu kiểm soát tốt hàng hóa trong kho, bạn không chỉ nắm bắt được tình hình kinh doanh để đưa ra các chiến lược thu hút khách mà còn quản lý nhân viên tốt hơn. Như vậy sẽ hạn chế rủi ro mất cắp.

Đối với kinh doanh online thường có những đơn chuyển hoàn. Nếu khách hủy đơn mà nhân viên quên không ghi chép lưu lại thì sẽ gây ra tình trạng chênh lệch hàng hóa trong kho. Nếu gặp phải chủ doanh nghiệp nghiêm khắc, chắc chắn nhân viên sẽ bị phạt.

Thiếu sự rõ ràng trong chi phí nhập hàng và tỉ lệ lãi suất. Giá hàng hoá nhập vào tùy từng thời điểm sẽ có những thay đổi nên cần được kiểm kê tỉ mỉ. Vì nó phản ánh trực tiếp tiền lãi cuối cùng.

Qua những phân tích trên, có thể thấy tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho đối với kinh doanh online và kinh doanh offline.